在庫数がシステムと合わなくなる原因
実店舗とネット販売の在庫を揃える

1. 数字が合わない日が、月末に来る

小売の現場で在庫が合わないと分かるのは、たいてい月末の棚卸である。レジのデータでは二十個売れて、入荷は三十個だったのに、棚には七個しかない。三個足りない。原因を探す余裕はないので、実際の数に書き換えて締める。翌月も同じことが起きる。数え直すたびに差が出るので、やがて「在庫表はだいたいの目安」という扱いになる。この状態になると、在庫表を見て発注を決めることができなくなり、発注は担当者の勘に戻る。

ネット販売を始めると、ズレの現れ方が変わる。店舗の棚から売れた商品が、ネットの在庫数に反映されるのは翌朝である。その夜のあいだに注文が入れば、売る物がない注文を受けてしまう。謝って取り消す連絡を入れる。これが続くと、ネット側の在庫を実際より少なく登録して安全を取るようになる。すると、本当は売れた商品が「在庫なし」で表示され、売上の機会だけが静かに消えていく。

どちらの場面でも、現場が責められるのは数え間違いである。しかし実際に数え間違いで消える数は、ズレ全体の一部にすぎない。残りの大半は、物は動いたが記録が残らなかった分である。在庫のズレは、数える技術の問題ではなく、記録の網に穴がある問題である。穴の場所は店によって違うが、種類はそれほど多くない。だからこそ、順に潰していけば合うようになる。

• 棚卸の差異を実数に書き換えて締め、原因を残さずに翌月を迎える
• 在庫表が信用されなくなり、発注の判断が担当者の勘に戻っている
• 店舗で売れた分がネットに反映されず、売る物がない注文を受ける
• 事故を避けるためネットの在庫を少なめに登録し、売る機会を逃している
• 売り場で見つからない商品を、在庫なしとしてお客に案内している

2. ズレが生まれる六つの場所

在庫のズレは、物が動いたのに記録が残らない場面で生まれる。小売で多いのは次の場所である。試食や試用で開けた分。店内で使った分。破損や汚損で捨てた分。返品で戻ってきたが棚に戻す記録がない分。店舗間で移した分。そしてレジを通さずに持ち出された分。この六つは、どれも売上のデータに出てこない。レジのデータと入荷のデータだけで在庫を計算していると、この六つはまるごと差異になる。

店舗とネットの在庫がずれる理由は、構造の側にある。店舗のレジと、ネットのカートが別々の在庫数を持っている場合、どちらかが売れた瞬間に、もう片方が持っている数は事実と違う数になる。反映の間隔が一時間なら、一時間ぶんの嘘を抱えることになる。一日一回なら一日ぶんである。この嘘が実際の事故になる確率は、商品の売れる速さに比例する。だから、よく売れる商品でこそ事故が起きる。

もうひとつ見落とされがちなのが、棚卸のやり方である。差異が出たときに実数へ書き換えるだけだと、ズレは消えるが原因は消えない。来月も同じ原因で同じだけずれる。そして書き換えの記録が残らないため、どの商品がどれだけ、どの理由でずれたのかを後から見ることができない。棚卸は数を合わせる作業だと思われているが、本来は原因を見つける作業である。ここを取り違えると、毎月同じ作業を永久に続けることになる。

• 試食や試用で開けた分が、売上にも廃棄にも記録として残っていない
• 破損や汚損で捨てた商品を、口頭連絡で済ませて伝票を起こさない
• 返品で戻った商品を棚へ戻すとき、在庫に加える記録を残していない
• 店舗間で商品を移したが、出した側だけ記録し受けた側の記録が漏れる
• 店舗のレジとネットのカートが別々の在庫数を持ち、反映が遅れる
• 棚卸で実数に書き換えるだけで、差異の理由を区分して記録していない

3. 今の道具のままできる手当て

最初にやるのは、記録されない動きに記録の欄をつくることである。前の章で挙げた六つに、それぞれ紙の伝票かメモの様式を用意する。立派なものでなくてよい。日付、商品、数、理由の四つが書ければ足りる。重要なのは、理由を選択式にすることである。自由記入にすると「不明」が増えて集計できない。試食、店内使用、破損、返品戻し、店舗間移動、紛失。この六つから選ぶ形にすれば、月末に理由別で足し上げられる。

次に、棚卸のやり方を変える。全品を年に数回まとめて数えるのをやめ、動きの多い商品だけを高い頻度で数える形に移す。出荷の金額が大きい商品から順に並べ、上位の商品群は毎週か隔週、中位は月次、下位は年に一度か二度。数える総量は減るのに、金額のズレは早く見つかる。数えるべきは全部ではなく、ずれると痛い商品である。

店舗とネットの在庫については、道具を替えなくても効く手がある。両方で売る商品について、ネット側に出す数の上限を商品ごとに決めることである。売れ行きの速い商品の在庫を一律に減らすのではなく、商品ごとに決めるのが要点である。あわせて、店舗で売れた分をネットに反映する間隔を、今の一日一回から一日数回に増やす。反映の間隔を半分にすれば、抱える嘘の量も半分になる。手作業でも、朝昼夕の三回に分けるだけで事故は減る。

表示の面では制度上の注意もある。在庫数や「残りわずか」といった表示、割引前の価格の見せ方は、景品表示法が禁じる優良誤認表示や有利誤認表示に当たらないようにする必要がある。実際には在庫が十分あるのに残りわずかと書く、過去に販売していない価格を比較対照として示す、といった表示は避ける。また、通信販売では特定商取引法により、販売価格、送料などの負担、代金の支払時期と方法、商品の引渡しの時期、返品の可否と条件などを広告に表示する義務がある。在庫が合っていないと、引渡し時期の表示が実態と合わなくなる。

• 試食・店内使用・破損・返品・移動・紛失の六区分で伝票を起こす
• 差異の理由は選択式にそろえる。自由記入にすると後で集計できない
• 動きが多い商品は毎週数え、動きが少ない商品は年に一度へまとめる
• 店舗からネットへの在庫反映を、一日一回から朝昼夕の三回に増やす
• よく売れる商品は、ネットに出す在庫数の上限を商品ごとに決める

4. 手作業では追えなくなる場面

手当てを入れても、追いつかなくなる場面がある。ひとつは販売の経路が増えたときである。実店舗とネットの自社サイトだけなら、二か所の反映で済む。そこにモールへの出店が二つ、三つ加わると、反映すべき先が増え、しかもそれぞれの締まる時間が違う。人が順に更新していく形では、更新している最中に売れてしまう。経路が三つを越えたあたりから、手作業での在庫反映は現実的でなくなる。

もうひとつは、同じ商品を複数の場所に置いているときである。店舗の売り場、店舗のバックヤード、倉庫、取り置き分。物理的にどこにあるかで、客に渡すまでの時間が変わる。ネットの注文に倉庫から出すのか、店舗から出すのかで、在庫の意味も変わる。置き場所ごとの数を持たずに合計だけを管理していると、「数はあるのに出せない」という状態が頻発する。

期限のある商品を扱っている場合も、境目が早く来る。食品や化粧品のように賞味期限や使用期限があるものは、期限が近い順に出すのが原則である。これを手で管理すると、棚の前列だけを見て新しいほうから出してしまう。結果として期限切れの廃棄が増え、その廃棄が記録されないまま在庫のズレになる。期限と在庫は同じ台帳で持たないと、両方が崩れる。

• 販売の経路が三つを越えると、手作業での在庫反映が追いつかない
• 在庫の更新作業の最中に売れてしまい、重複した注文を受けてしまう
• 売り場、バックヤード、倉庫の数を分けておらず、出せない在庫を売る
• 期限が近い順に出す管理を手作業で行い、期限切れの廃棄が増える
• 棚卸の差異の金額が、調べる手間を払う価値を明らかに越えて大きくなる

5. 一元化から始める理由

小売・ECで在庫管理システムを入れるなら、最初の一手は在庫の一元化である。店舗、自社サイト、モールが、それぞれ在庫数を持つのをやめ、在庫数はひとつの場所にだけ存在する形にする。各経路はそこを参照する。売れたら、どの経路から売れてもその一か所の数が減る。これだけで、二重に売る事故と、安全のために在庫を少なく出して機会を逃す損失の、両方が消える。

次に、入出庫の記録をすべて一本の道に通す。入荷、販売、返品、廃棄、店舗間移動、棚卸の調整。種類は違っても、在庫の数を動かすのは必ずこの道を通った記録だけ、という形にする。理由の区分は記録に残す。こうすると、月末に理由別でズレの内訳が出る。どの理由が大きいかが見えれば、次に手を打つ場所が自分で分かるようになる。

三番目に、動きの多い商品を高い頻度で数える循環棚卸の仕組み、四番目に、発注点と安全在庫にもとづく発注の推奨。この順である。需要予測や自動発注を先に入れたくなるが、在庫の数が合っていない状態で予測を回すと、間違った数から間違った発注が出る。予測は、合っている在庫の上でしか働かない。導入の相談で最も多い取り違えが、この順番である。

当社は経営コンサルティングを本業とし、社内のエンジニアがこうした在庫と販売の仕組みの設計と開発を行っている。相談を受けていて感じるのは、必要な機能が足りないのではなく、入れる順番が逆になっている例が多いということである。在庫が合っていない状態で販促や予測の機能を増やしても、効き目は出ない。どこから手を付けるかの整理だけでも相談に乗れる。

• 第一段階は在庫の一元化である。在庫数を持つ場所を一か所に絞る
• 第二段階は入出庫の記録の一本化である。差異の理由の区分を必ず残す
• 第三段階は循環棚卸である。動きが多い商品を高い頻度で数え続ける
• 第四段階は発注点と安全在庫にもとづく発注推奨を組み込むことである
• 需要予測を先に入れない。在庫が合うようになるまで予測は働かない

6. 来週の棚卸でやってみること

在庫がずれる原因は、店ごとに少しずつ違う。だから、他社の対策をそのまま持ってきてもあまり効かない。効くのは、自分の店のズレの内訳を知ることである。来週の棚卸で、差異を実数に書き換える前に、商品ごとの差の数量と、思い当たる理由を書き残してほしい。それを三回繰り返せば、自分の店で何が起きているかが見える。見えたところから直せば、全部を直さなくても在庫表は使える水準に戻る。

もうひとつ付け加えると、在庫を合わせることの価値は、数字が合う気持ちよさではない。在庫表が信用できるようになると、発注を勘でやらなくてよくなり、欠品と過剰の両方が減り、売り場に出す商品の判断が速くなる。在庫を合わせるのは、発注と販売の判断を取り戻すためである。そこまで行かないと、棚卸は毎月の面倒な行事のままになる。

店舗とネットの在庫を一続きで見直すときの考え方は、小売・EC向けに業務の論点を整理したページにも載せている。記録されない物の動き、販売経路ごとの在庫の持ち方、循環棚卸、発注点という順に並べてあるので、自社がどの段で止まっているのかを照らしやすい。手元のメモに、自社の販売経路の数と在庫の置き場所の数を書き出してから読むと、どこが手作業の境目かを判断しやすくなる。

• 棚卸で実数に書き換える前に、差異の数量と思い当たる理由を残す
• 同じ記録を三回とって、自分の店のズレの内訳を把握してから動く
• 販売経路の数と在庫の置き場所の数を数え、一元化が要るか判断する

よくある質問